“ASSOCIAZIONE di DEONTOLOGIA e DISCIPLINA FORENSE” (in breve ADDF), in qualità di Titolare del trattamento, con riferimento alla eventuale instaurazione ed esecuzione di rapporti contrattuali e/o associativi informa che i Suoi dati, qualificati dalla legge come personali, da Lei direttamente forniti tramite la compilazione del modulo di richiesta di adesione, potranno formare oggetto di trattamento nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento Europeo (UE) 2016/679 e del D.lgs. 196/2003 in quanto applicabile e compatibile.
Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del REG. UE 679/2016, Le vengono fornite le seguenti informazioni:
A) Estremi identificativi del Titolare del trattamento
ASSOCIAZIONE di DEONTOLOGIA e DISCIPLINA FORENSE – (C.F. 96573890587) con sede legale in (00198) Roma, Via Panama n. 12, e-mail: info@disciplinaforense.it
B) Finalità del trattamento e base giuridica, conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto a rispondere
I Suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità la cui base giuridica rientra negli obblighi di contratto e di legge:
1) esecuzione di obblighi statutari (di contratto) e di legge derivanti dall’iscrizione all’Associazione, previa approvazione da parte del consiglio direttivo; invio di comunicazioni istituzionali periodiche, materiale informativo riguardanti l’attività dell’Associazione e convocazioni degli Organi statutari tramite l’ausilio di strumenti elettronici e telematici; riscossione dei contributi associativi direttamente o tramite gli Enti convenzionati all’Associazione; esecuzione del contratto associativo stipulato, dei connessi obblighi e per quelle finalità strettamente previste dallo Statuto e dai Regolamenti dell’Associazione;
2) adempimenti di legge connessi a norme civilistiche, fiscali, contabili, regolamenti e normative comunitarie;
3) adempimenti derivanti da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e dagli organi di vigilanza;
4) gestione amministrativa, finanziaria, organizzativa e commerciale del rapporto;
5) tutela dei diritti contrattuali del Titolare, anche in sede di contenzioso.
Il conferimento dei dati, per le finalità di cui sopra, è strettamente funzionale all’esecuzione del rapporto contrattuale associativo e obbligatorio per adempiere ad obblighi previsti da leggi e a quanto previsto da disposizioni normative comunitarie. L’eventuale rifiuto, da parte Sua, a fornire i dati determinerebbe l’impossibilità del Titolare di attuare l’iscrizione all’associazione, nonché la fornitura dei servizi previsti dallo Statuto e di svolgere correttamente tutti gli adempimenti specifici a obblighi di legge. Il Titolare rende noto, inoltre, che l’eventuale non comunicazione o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l’impossibilità del Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso.
C) Finalità facoltative
6) Pubblicazione del nome e cognome del socio, della immagine o di video nel sito istituzionale, nei social network (es. pagina Facebook/Instagram/Linkedin/Youtube) e sul materiale informativo cartaceo dell’Associazione, per soli fini di descrizione e promozione dell’attività istituzionale.
Il conferimento dei dati, per le finalità di cui al sopra punto 6) è da ritenersi facoltativo e pertanto, in caso di un Suo rifiuto, non sussistono conseguenze, se non l’impossibilità di portare a termine eventuali interviste, registrazioni audio/video durante i convegni o l’indicazione del suo nominativo e/o foto in qualità di socio nel sito istituzionale.
D) Modalità e durata del trattamento
Il trattamento è effettuato con strumenti manuali e/o informatici e telematici, in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati nel rispetto delle misure organizzative fisiche e logiche, previste dalle disposizioni vigenti, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, accesso non consentito, modifica e divulgazione non autorizzata nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6 e 32 del REG. UE 679/2016.
Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del REG. UE 679/2016, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati per l’esecuzione e l’espletamento delle finalità contrattuali statutarie e nel rispetto dei tempi obbligatori prescritti dalla legge.
E) Destinatari
Per lo svolgimento di talune attività o per fornire supporto al funzionamento ed all’organizzazione dell’attività, alcuni dati potranno essere portati a conoscenza o comunicati a destinatari terzi. Tali soggetti si distinguono in:
E 1) Terzi (comunicazione a persone fisiche o giuridiche, autorità pubbliche, servizio o altro organismo che non sia l’interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate responsabili del trattamento) fra cui Associazione di Deontologia e Disciplina Forense 00198 Roma – Via Panama 12 e-mail: info@disciplinaforense.it
- gestori assicurativi con i quali il titolare opera, qualora necessario; istituti bancari per la gestione del pagamento delle quote associative o altri contributi a vario titolo; società che gestiscono servizi postali; organi ed Enti pubblici, costituzionali o di rilievo costituzionale per obblighi di legge; eventuali altri soggetti la cui comunicazione dei dati è necessaria per il raggiungimento delle finalità statutarie; altre associazioni, partner, enti patrocinanti, con il quale l’associazione ha stabilito accordi di collaborazione che prevedono il coinvolgimento diretto degli associati; agenzie di viaggio, o strutture ricettive qualora siano previste trasferte; eventuali soggetti terzi previo il suo consenso.
E 2) Responsabili del trattamento (la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento – art. 28 REG. UE 679/2016):
- società e altri soggetti, consulenti e liberi professionisti a cui sono stati conferiti i mandati per la gestione degli adempimenti cogenti fiscali, amministrativi, contabili, in materia di consulenza legale, segreteria organizzazione eventi etc;
- fornitori di servizi di informatica, web o altri servizi necessari al raggiungimento delle finalità necessarie alla gestione del rapporto.
All’interno della associazione, i Suoi dati saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato dal Titolare ed in particolare, dalle seguenti categorie di addetti:
- Consiglio Direttivo e/o singoli componenti dello stesso, segreteria;
- eventuali altri addetti o volontari la cui conoscenza dei dati è necessaria per il raggiungimento delle finalità sopra indicate.
G) Trasferimento dati in paesi Extra UE: I suoi dati personali potranno essere trattati con strumenti quali Dropbox business, Linkedin, Facebook, Instagram, Youtube, di proprietà di aziende ubicate in paesi Extra UE. Tali eventuali trasferimenti sono legittimi in base alla Decisione di adeguatezza del 10 luglio 2023 (EU – U.S. Data Privacy Framework) dato che le imprese americane proprietarie delle piattaforme sopra indicate sono certificate dalla International Trade Administration sulla base di specifica autocertificazione rinvenibile nel sito www.dataprivacyframework.gov
H) L’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato
Il titolare del trattamento dei dati La informa che i Suoi dati non saranno oggetto di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 del Reg. UE 679/2016.
I) Diritti dell’interessato
Il testo integrale degli articoli del REG. UE 679/2016 relativi ai Suoi diritti (articoli da 15 a 22 compreso) sono consultabili al seguente link presente sul sito web dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali:
- https://www.garanteprivacy.it/regolamentoue
o, in alternativa, Le saranno forniti dal Titolare a Sua semplice richiesta.
Infine, il titolare del trattamento dei dati La informa che, qualora intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento si impegna a fornirLe tutte le informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente di cui all’Articolo 13 del Reg. UE 679/2016, paragrafo 2.